Zoll ist eine interne Managementaufgabe

Das Thema Zoll ist ein blinder Fleck in der Compliance.

„Für die Zollangelegenheiten haben wir einen Dienstleister engagiert.“ So habe ich es oft bei meinen Zollprüfungen in Unternehmen von der Geschäftsführung gehört, wenn ich nach der verantwortlichen Person für die Zollabwicklung gefragt habe. Diese Aussage kann ich sogar nachvollziehen. Denn die bürokratischen Hürden machen es zunächst schwer, den Überblick im Zolldickicht zu behalten.

Ohne einen internen Zollablauf, kommt es jedoch zu einer Fülle von haftungsrechtlichen, fiskalischen und zollrechtlichen Risiken. Dabei können Versäumnisse durchaus auch als Ordnungswidrigkeit oder Steuerstraftat gewertet werden.

Diese Gefahr ist vielen Unternehmen nicht bewusst, denn oft gehen sie davon aus, dass die von ihnen beauftragten Speditionen bei Problemen gegenüber dem Zoll haften. Diese wurden schließlich engagiert, um die Zollformalitäten zu regeln und entsprechend bezahlt. Leider ist es aber nicht so einfach. Zuallererst haftet der Zollanmelder. Das ist nicht die Spedition, denn diese meldet in aller Regel die Waren beim Zoll im Namen und für Rechnung des Auftraggebers an. Daher ist es fast immer das Unternehmen selbst, das bis zu drei Jahre rückwirkend haftet – hier in erster Linie die Geschäftsführer und Führungskräfte aus den relevanten Bereichen wie Steuern, Einkauf oder Logistik. Es ist darum immens wichtig, eine fachkundige Person im Unternehmen zu haben, die abteilungsübergreifend Zollprozesse koordiniert, also die Zollfäden in der Hand hält. Das ist der oder die Zentrale Zollveranwortliche.

Diese Person ist Ansprechpartner für alles, was mit dem Zoll zu tun hat. Dazu gehört die Vorbereitung kommender Zollprüfungen einschließlich deren Betreuung – was zu einer erheblichen Verkürzung der Prüfungsdauer führen kann.

Auch das Risiko von zollrechtlichen Beanstandungen, wie unplanmäßigen Nachforderungen von Zöllen, wird damit deutlich minimiert. Zudem steht die Preiskalkulation auf einem wesentlich stabileren Fundament. Denn welches Unternehmen wünscht sich schon Einbußen in der kalkulierten Marge wegen unbedachter Einfuhrabgaben inklusive rückwirkender Nachzahlungen? Mit der nötigen Fachkenntnis im Zollrecht ausgestattet, können außerdem Möglichkeiten zur Vereinfachung bei der Zollabwicklung erkannt werden und Einsparpotentiale, z. B. durch Inanspruchnahme von Bewilligungen und internationalen Handelsabkommen, beantragt werden. Auch dies ist ein brach liegendes Potential, das kaum ein Unternehmen bisher für sich entdeckt hat.

Die zollverantwortliche Person im Unternehmen zeichnet sich durch ihre abteilungsübergreifende Tätigkeit aus. Im Einkauf sollte sie eingebunden werden, bevor ein Artikel erstmalig aus einem Drittland bestellt wird. Ganz wichtig ist dabei, dem Artikel schon im Vorfeld die richtige Zolltarifnummer zuzuordnen. In der Logistik gibt sie der Spedition unter anderem die Artikelbeschreibung mit Codenummer und den Rechnungsbetrag mit Angabe der Rechnungsnummer vor. Nur so ist eine korrekte Zollanmeldung seitens der Spedition gewährleistet. Die von der Spedition nach der Einfuhrabfertigung übersandten Zollunterlagen kontrolliert die zollverantwortliche Person zumindest stichprobenweise nach. Dazu gehört unter anderem der Abgleich der Bestellung mit dem Wareneingang und der Eingangsrechnung hinsichtlich Menge und Preis. Dabei ist eine rein kaufmännische Prüfung nicht ausreichend, sondern eine Prüfung aus Zollsicht notwendig. Denn ergeben sich zollrelevante Differenzen, wäre sodann eine Korrekturmeldung an das Hauptzollamt abzugeben.

In Absprache mit der Finanzbuchhaltung und dem jeweiligen Lieferanten, trägt der Zollverantwortliche dafür Verantwortung, dass die Zuordnung der einzelnen Wareneingangsbuchungen zu den Zollbelegen möglich ist. Das ist von erheblicher Bedeutung bei einer Zollprüfung, denn der Prüfer will wissen, ob die Wareneingänge auch zollamtlich behandelt worden sind.

Nicht zuletzt ist die zollverantwortliche Person für die Pflege des Artikelstamms in Bezug auf den Zoll zuständig. Dabei überprüft sie mindestens einmal jährlich die Artikel hinsichtlich der korrekten Zuordnung zu den Zolltarifnummern. Denn diese können sich jährlich durchaus ändern. Ein Fakt, der immer noch viel zu wenigen Unternehmen bewusst ist.

Das Thema Zoll ist für die Geschäftsführung einer der blindesten Flecken im Spielfeld Compliance. Es ist schon beachtlich, wie sehr manche Unternehmen darauf acht geben steuerlich optimiert zu sein, sich um Zollpflichten aber keinerlei Gedanken machen und dadurch Kosten verursachen.